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秘書とは【派遣いんきゅ】人材派遣INQBATOR

派遣業務 【秘書】

 

秘書とは経営者・役員といった上司や部署といった単位を一人でサポートする場合と、複数人でサポートする場合があります。前者はインディペンデントセクレタリー、後者はグループセクレタリーといいます。
秘書の仕事内容は企業または担当上司、担当部署によって最重要機密事項に触れるものから一般事務の要素が比重を占めるものまで様々ですが、スケジュール管理や出張手配、社内外との連絡や調整、電話応対、来客対応、E-Mail管理、文書や資料の作成、ドキュメント管理、会議の準備など、その業務内容は多岐に渡ります。上司の方が日本人か外国人か、一人あるいは複数なのかによって業務の内容が異なります。
パソコンスキルも必須ですが、語学力が要求されることも多い業種です。また、来客時の応対マナーにはじまる基本的なビジネスの常識は秘書として当然備えておくことです。ビジネスエリートをサポートする会社の顔となるため、社内外の品格という意味においても大変重要なお仕事です。品位・教養・体力を備えた人物でなければなりません。そして、コミュニケーション能力や機転に優れて、機密を守ることも必須の職種です。
インディペンデントセクレタリーの場合、上司となる人が今何を求めているのか瞬時に察知したり、周囲の状況に応じて的確に判断したりと臨機応変に対応していくことはいうまでもありません。来客時の応対マナー・基本的なビジネス常識以外にも、慶弔関係・季節行事の知識は高いレベルで備えている必要があります。
秘書は上司が円滑に仕事を進めるためのサポート役であり、上司との信頼関係も重要となる仕事です。常に上司や周囲に先回りして環境をととのえ準備することが大切です。

 

 

 

人材派遣-INQBATOR-topページへ 秘書の知っておきたいポイント

 

グループセクレタリーの場合、上司(部署)だけでなく秘書の側も複数人数でグループとなっていることが多いので、秘書同士でのコミュニケーションを円滑に行い、情報の共有化につとめることが大切です。
秘書としての経験をつむと、幅広い教養や知識を身につけることができると共に、経営者や役員といったポストのサポートをするため、個人ではなかなか会えないような人と会うチャンスが生まれることも多々あります。
外資系企業では当然高いレベルでの語学力が必要となるので、語学力を習得することで活躍のチャンスが広がる可能性もあります。

 

 

 

秘書での有効資格

 

秘書技能検定試験・TOEFL・TOEIC・Word・Excel・Access・Powerpoint

 

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